MS Word

Tags: ms-word_tag, office_tag

Оригінали статтей знаходяться тут:
і тут:
Зі свої сторони я не гарантую, шо я нічого не змінив в початкових текстах.
Зоображення продубльовано в вкладеннях.


Часто сталкиваюсь с тем, что люди не умеют корректно работать в программах типаMS Word и ей подобных. Хотя обычно большинство из них уверены, что все отлично делают.

Чаще всего это проблема всех новичков, недавно научившихся в той или иной мере пользоваться вордом (а иногда и у “старичков” ;-) ). Проблема появляется тогда, когда человек, создавая документ, не знает основной “философии” работы в подобных программах, набирает текст “абы как”, вставляя кучу пробелов где нужно и не нужно и т.п., стремясь к одному – “главное, чтобы выглядело как нужно”. Часто со временем это приводит к выработке каких-то своих “хитростей”, то есть, к изобретению достаточно некачественного велосипеда. С другой стороны, если документы создаются только чтобы их распечатать и забыть про них, а также имеют достаточно маленький размер, то такой подход вполне жизнеспособен. Но, думаю, применение правильного подхода все же может очень облегчить жизнь даже в таких случаях. Если же эти документы хранятся и предполагается их дальнейшее изменение вами или, тем более, другими людьми, то при “самобытном” способе их изготовления может начаться настоящий хаос.

Все дальнейшие рекомендации можно и нужно применять не только в MS Word, но и во всех других программах подобного плана (OpenOffice.org WriterAbiWord,Google DocsStarOffice и прочие, разве что к программе “Блокнот” далеко не все применимо :-) ), и даже в более серьезных программах, предназначенных для профессиональной верстки текстов. Также предполагается, что человек все же имеет какой-никакой опыт работы в используемой им программе.

Итак, самое главное, забудьте вначале о внешнем виде документа, “зримое не важно” :-) Нужно выработать привычку набирать сначала “чистый” текст, а уже потом его украшать. В этой статье я хочу описать принципы правильного создания чистого текста и его структуры, в следующей - способы “украшения” такого текста и несколько полезных “в быту” приемов.

Итак начну…

Пробелы

В первую очередь – никогда не используйте в тексте больше одного пробела. В частности, это относится к пробелам перед каждым абзацем для того, чтобы сделать красную строку или отступ перед текстом. Иногда с помощью пробелов выравнивают текст по центру или по правому краю, что является “большим грехом” :-)

Также не очень хороши “случайные” вставки двух/трех пробелов между словами вместо одного.

Почему так делать плохо? Аргументировать могу только тем, что с такими документами в дальнейшем ужасно неудобно работать и модифицировать их. Представьте себе, к примеру, “картину”: вы сделали большой документ (для сгущения красок можно представить, что это какая-то книга) и все красные строки сделали с помощью пробелов, но вдруг неожиданно вам по каким-либо причинам нужно увеличить/уменьшить все отступы красной строки… Первый вариант, это сидеть и руками добавлять или удалять в каждой красной строке нужное количество пробелов. Второй вариант более продвинут, но все равно “не здравый” – использовать поиск и замену по всему документу, “сказав” программе “замени все подряд идущие 4 пробела на 8 подряд идущих пробелов” (можно еще усугубить условие авто-замены, чтобы не заменилось что-то лишнее), но это именно тот случай, когда изобретается “неудобный велосипед”.

Справедливости ради стоит отметить, что бывают ситуации, где легче в каком-то участке текста использовать более одного подряд идущего пробела, но это лишь исключения из правил, которые если и случаются, то очень-очень редко.

Грамотность набора (знаки препинания + пробелы)

Аспект, который касается любого набора текстов, где бы то ни было. Это правильность набора текста в плане уместного использования пробелов между знаками препинания. С этим вообще у многих проблемы, хотя правил набора текста достаточно мало и нужно лишь захотеть, чтобы начать их успешно применять.

Целостность абзацев

Вообще нужно как-то наказать того человека, который придумал объяснять назначение кнопки Enter как: “Это кнопка для того, чтобы текст перенести на следующую строку” :-)

На самом же деле кнопка Enter нужна только для того, чтобы сделать новый абзац, и никак иначе. Еще с помощью нее можно делать “пустые абзацы” для увеличения расстояния между абзацами.

Те, кто сильно проникся вариантом “чтобы текст перенести на следующую строку” жмут Enter в конце каждой строки, создавая таким образом искусственный перенос текста на новую строку внутри воображаемого абзаца (воображаемого потому, что по факту это будет не один абзац, а много маленьких абзацев).

На самом же деле любой редактор переносит текст автоматически, и об этом пользователю не нужно беспокоиться. Когда вы нажимаете клавишу Enter, редактор понимает, что весь написанный блок является самостоятельными абзацем. Такой подход приносит массу удобств для последующего оформления/форматирования текста. Нажатие же Enter`а в конце каждой строки приносит лишь массу “головной боли” и ни грамма плюсов.

К примеру, попробуйте изменить формат листа для документа, у которого каждая строка перенесена с помощью Enter`а на новую строку, и вы увидите, как текст документа “скукожится” (если уменьшить размер листа) или же не будет заполнять лист во всю ширину (если увеличить лист). Правильно же набранный текст (в смысле абзацев) в какой формат листа не помести - он везде будет хорошо выглядеть, так как он будет постоянно заполнять лист во всю ширину (как вода в сосуде :-) ).

Пример плохого и хорошего абзаца

Для наглядности приведу пример. Синими точками обозначены пробелы, символ обозначает нажатие кнопки Enter (символ конца абзаца).

Неправильный “абзац”

Пример неправильного "абзаца"
Пробелами сделана красная строка, нажатие Enter`а в конце каждой строки, да еще и искусственное создание выравнивания текста по ширине с помощью пробелов :cry:

Правильный абзац

Пример правильного абзаца
Чистота и порядок, прямо идиллия :-)

Текст с “новой страницы”

Если вам нужно, чтобы какая-то часть документа начиналась обязательно с новой страницы, не используйте кучу Enter`ов (пустых абзацев). Так как если вы вдруг решите что-то изменить выше по тексту, весь текст ниже может “поплыть” и нужно будет заново просматривать документ для расстановки нужных кусков текста с начала новых страниц.

Часто в программах есть возможность вставить “Разрыв страницы”. В MS Word для этого нужно нажать комбинацию клавиш Ctrl+Enter, курсор перескочит на новую страницу, и если на месте курсора расположить нужные текст, он всегда будет начинаться с начала новой страницы, какие бы не происходили сдвиги текста вверху. Разрыв страницы является неким “скачком”, к примеру, из середины листа в начало следующего листа.

Заголовки и логическая структура документа

Очень часто, когда хотят сделать заголовок (всего документа и подзаголовки), просто пишут нужные текст, изменяют его размер на больший по сравнению с остальным текстом, добавляют ему жирности и т.п. И это не правильно…

Во всех программах, про которые эта статья, есть понятие заголовков, т.е. подразумевается, что вы можете выделить нужный абзац и указать, что этот абзац является заголовком, и больше ничего делать не нужно. Причем, указывать заголовки нужно с учетом их иерархии, поэтому вы можете указать не только факт заголовка как такового, но и еще какого именно он уровня: “Заголовок 1 уровня”, “Заголовок 2 уровня”, “Заголовок 3 уровня” и т.д.

Выбор уровня заголовка в MS Word 2007 Выбор уровня заголовка в MS Word 2003 Выбор уровня заголовка в OpenOffice.org Writer Выбор уровня заголовка в Google Docs

Пока не обращайте внимания на то, что такие заголовки могут выглядеть не так, как бы вам хотелось. Главная идея в том, чтобы программа могла “опознавать” логическую структуру документа, где располагается обычный текст, а где заголовки, и кто чей “ребенок”.

Эта возможность очень полезна. Так, к примеру, в некоторых программах потом можно автоматически сгенерировать красивое оглавление документа с названиями глав и адекватными номерами страниц этих глав, не затратив для этого никаких усилий.

Часто в программе присутствует удобный способ навигации по структуре документа (которую можно использовать, только если в документе правильно размечены заголовки). Эта функция просто мега полезна при частой работе с большими документами (книги, сценарии и т.п.).

Так же немаловажна возможность изменять в дальнейшем внешний вид этих заголовков в несколько кликов и лишиться “удовольствия” делать это вручную для каждого из них.

“Скелет” готов

В следующей статье я расскажу, как можно оформлять такой чистый текст на примере различных программ.


Уж не знаю, на сколько эта тема интересна кому-либо (на первую часть статьикомментариев-то считай и нет), но для того, чтобы быть последовательным, все же допишу “двулогию” о правильном обращении с текстами в текстовых редакторах :-)Да и вдруг кому-то эта тема интересна.

После того, как мы подготовили “чистый текст”, его можно, наконец, оформлять.

Для начала нужно обязательно воспринимать каждый абзац (напомню, что нажимая Enter на клавиатуре, мы их порождаем все больше и больше) как некое отдельное существо :-)

Абзацы

Отступы

Основным инструментом оформления абзацев является обычно “линейка”. Линейка во всех программах выглядит примерно одинаково (если ее нет, то это может означать, что она просто отключена). Существует горизонтальная и вертикальная линейка, нам же понадобиться только горизонтальная.

Горизонтальная линейка

На линейке можно увидеть несколько отличных друг от друга “рычажков” (по краям линейки). Они нужны для того, чтобы быстро и в наглядной форме задать различного рода отступы выделенным абзацам (отступ слева, отступ справа и отступ красной строки).

Рычажки

У каждого абзаца в отдельности есть список различных параметров. Самыми основными параметрами можно назвать “отступ слева”, “отступ справа” и “отступ красной строки”. Именно за эти параметры и отвечают выше упомянутые “рычажки”. Для того, чтобы увидеть это в действии, нужно выделить один или несколько абзацев (насколько ровно вы их выделите – не важно, изменению будут подвержены те абзацы, на которые хоть как-то попадает выделение). Далее нужно взяться за один из рычажков и сдвинуть в горизонтальной плоскости (после чего отпустить).

На рисунке ниже можно увидеть, какой из рычажков за что отвечает.

Рычажки

 - Отступ слева первой строки в абзаце (отступ красной строки).
 - Отступ слева всех строк в абзаце, кроме первой.
 - Отступ слева для всех строк в абзаце (по сути, двигает одновременно первые два рычкажка).
 - Отступ справа для всех строк в абзаце.

Вот пример:

Пример влияния рычажков на абзацы

Если вы не пользовались этой возможностью ранее, то, думаю, с энтузиазмом оцените ее, так как она позволяет гибко и легко менять все эти отступы у текстов большого объема (не в пример использованию пробелов, о чем писалось в первой части статьи).

Выравнивание

Наравне с остальными атрибутами абзаца есть такое свойство как выравнивание. По умолчанию абзацы выравниваются по левому краю. Но есть также выравнивание по центру (в основном используется для заголовков), по правому краю и по ширине (чаще всего подходит для основного текста, чтобы создать ровные края абзацев как слева, так и справа, прямо как в газетах и книгах). Для изменения выравнивания есть очень простой способ – четыре кнопки (находятся на панели инструментов над линейкой):

Кнопки выравнивания

Эти же кнопки являются и индикатором текущего выравнивания выделенного абзаца (будет “вдавлен” тот вид выравнивания, который установлен в текущий момент у выделенного абзаца).

Для выравнивания абзацев нужно использовать именно эти кнопки, а не делать это с помощью большого количества пробелов (редко, но видел такое) или с помощью каких-либо еще изощренных приемов.

Практика

Для примера можно увидеть, как правильными методами отформатировать цитату, начинающуюся обычно в начале статьи. Сначала набираем простой текст, после чего регулируем нужные нам отступы у этого абзаца (для удобства отступы я отметил пунктиром):

Пример оформления текста

Пояснения:

  1. Заголовок отцентрирован правильным способом (с использованием кнопок, а не пробелов), и к нему применен стиль “Заголовок 1″.
  2. Цитата уменьшена и помещена в правую часть с помощью рычажков на линейке (настроек отступов абзаца). Выравнивание по правому краю в данном случае было бы не уместно (хотя многие так делают), потому как при таком способе будет неадекватно выровнена последняя строка в абзаце и т.п. Вместо этого к этому абзацу применено выравнивание “по ширине”, чтобы все строки в абзаце были ровными по правому краю, так же, как и слева.
  3. “Автор цитаты” выровнен с помощью выравнивания “по правому краю”.
  4. Основной текст оставляем нетронутым, разве что выравнивание “по ширине” к нему применяем, чтобы красивее было :-)

Удобство такого способа очевидно, всегда есть возможность немного поменять ширину этой колонки без лишних усилий.

Неправильный способ решения этой задачи – это разбивать абзац на несколько маленьких с помощью кнопки Enter на клавиатуре (формируя кривоватый столбец текста) и выравнивание этого столбца с помощью кнопки выравнивания “по правому краю” или же, что еще хуже - массой пробелов. В примере ниже я включил отображение невидимых символов (пробелов и обозначений окончания абзацев):

Пример неправильного оформления текста

Расширенные настройки

Те виды отступов, которые можно регулировать на линейке, не являются всеми настройками абзацев. Их на самом деле больше. До полного перечня этих настроек в разных программах можно добраться по-разному (предварительно нужно выделить нужные абзацы или же поставить курсор на одном из них):

  • MS Word (по крайней мере 2003 и 2007 версии) и AbiWord: Нажать правой кнопкой мыши на выделенном фрагменте и в появившемся меню выбрать “Абзац…”.
  • OpenOffice.org Writer: Нажать правой кнопкой мыши на выделенном фрагменте и в появившемся меню выбрать “Абзац…” (”Paragraph…”).

(в Google Docs я такой возможности не нашел)

Наиболее интересные из дополнительных параметров, это возможность регулировки расстояния между абзацами и расстояния между строк внутри абзацев.

Существуют и более тонкие настройки шрифта. Нужно понимать, что настройки шрифта применяются не к целому абзацу, а к конкретному фрагменту выделенного текста.

То есть, можно говорить о том, что существуют такие понятия как просто буквы (как отдельный класс существ :-) ), а они в свою очередь являются кирпичиками, из которых состоят абзацы. Поэтому есть настройки, которые относятся просто к тексту (к буквам), и для их применения нужно выделять исключительно нужные буквы, а есть настройки, которые применяются целиком к абзацам, и главное в таком случае, чтобы на абзац хоть какое-то выделение попадало (или даже, чтоб на нем просто стоял текстовый курсор), чтоб в нем произошли изменения.

В настройках шрифта одна из интересных настроек, помимо типичных (цвета букв, стиля начертания, имени шрифта и т.п.) - возможность указать нужный интервал между буквами. Это полезно, когда, например, нужно сделать заголовок в тексте “разреженный”. Чаще всего эту операцию по незнанию делают с помощью пробелов (после каждой буквы в словах ставят один или более пробелов), что, конечно же, неправильно и выглядит намного менее гибко, чем указание отступов через настройки. Добираемся до настроек шрифта:

  • MS Word (по крайней мере 2003 и 2007 версии): Нажать правой кнопкой мыши на выделенном фрагменте и в появившемся меню выбрать “Шрифт…” (в AbiWord тоже можно так сделать, но вот только настроек интервалов между буквами я там не нашел).
  • OpenOffice.org Writer: Нажать правой кнопкой мыши на выделенном фрагменте и в появившемся меню выбрать “Символы…” (”Character…”).

(в Google Docs этой настройки нет, но, собственно, он и не претендует на полностью полноценный и “громоздкий” редактор текстов)

Нарушение правил :-)

В редких случаях бывает очень нужно сделать в тексте именно перенос текста, не создавая при этом нового абзаца, или, точнее сказать, нужно, чтобы при переносе программа продолжала воспринимать нужный нам блок текста как единый абзац. И выход есть, для этого нужно перенести нужный текст не с помощью одной лишь кнопки Enter на клавиатуре (так мы создадим обычный абзац), а с помощью сочетания клавиш Shift + Enter (держа зажатым Shift, нужно один раз нажать Enter). Нужно только не злоупотреблять этой возможностью и использовать ее в тех случаях, когда это действительно крайне необходимо (потому что такие абзацы могут не совсем корректно выглядеть, если вы захотите изменить ширину страницы документа и т.п.).

Оглавление

Бывает нужно сделать что-то вроде подобного оглавления:

Пример оглавления

Чаще всего его делают, ставя вручную много точек между названием глав и номерами страниц. При таком способе результат всегда выглядит криво и неряшливо.

На самом же деле во многих программах есть более изящный способ (работает, как минимум, в MS Word). Для его использования сначала нужно подготовить те абзацы, в которых должны быть подобные многоточия. Нужно расставить между заголовком и номером страницы один (и не более) символ табуляции, нажимая на клавиатуре кнопку Tab. Примерно вот так будет выглядеть подготовленный текст, если посмотреть на него в режиме отображения невидимых знаков (стрелочки обозначают символы табуляции).

Начало создания оглавления

Основная идея в том, что для символов табуляции можно указать их размер в ширину, а так же, какой символ будет заполнять пространство, занимаемое табуляциями.

Вот более точное описание дальнейшего процесса для MS Word (версии 2003 и 2007) и OpenOffice.org Writer:

Выделяем фрагмент, где нам нужны “точечки” и ставим по одной табуляции.

Если теперь нажать мышкой на пустое место линейки, мы укажем размер первой табуляции в каждом выделенном абзаце. Так же появится соответствующий маркер на линейке.

Маркер размера табуляции

Теперь этот маркер можно переместить, куда вам нужно (в нашем случае к правому краю документа), в дальнейшем его так же можно будет перемещать, корректируя размер табуляции (предварительно нужно не забыть выделить нужные абзацы).

Чтобы удалить такой маркер, его нужно вместо перемещения по горизонтали с помощью мыши просто “вытянуть” в вертикальном направлении вне пределов линейки. Таких маркеров можно создать более чем в одном экземпляре, тогда они будут влиять на все последующие табуляции в выделенных абзацах (каждый маркер на одну табуляцию, в порядке очередности).

Так мы настроили размер табуляций, теперь осталось сделать так, чтобы табуляция была заполнена линией из точек (фактически же это будут не те точки, которые можно набрать с клавиатуры, а просто как бы рисунок).

  • В MS Word 2007 для этого нужно кликнуть правой кнопкой мыши на выделенных абзацах и перейти в пункт меню “Абзац…”, в появившемся диалоговом окне нужно нажать внизу слева кнопку “Табуляция…”. Далее в секции “Выравнивание” отмечаем вариант “По правому краю” (это сделает номера страниц ровными с правой стороны относительно маркера размера табуляции), и в секции “Заполнитель” отмечаем пункт “2 ……” (и табуляция заполнится ровной текстурой с изображениями точек). Готово! :-)
  • Для OpenOffice.org Writer нужно кликнуть правой кнопкой мыши на выделенных абзацах и перейти в пункт меню “Абзац…” (”Paragraph…”), переходим на закладку “Табуляция” (”Tabs”). В секции “Выравнивание” (”Type”) выбираем вариант (”По правому краю”) “Right”, а в секции “Заполнитель” (”Fill character”) указываем второй вариант, который с точками (”…………..”), жмем “Ок”, и все готово.

Особенно удобно то, что применяя этот прием, потом можно изменять названия глав или же номера страниц, и ничего не будет искажаться, точечки будут всегда адекватно заполнять пространство между названиями глав и номерами страниц.

Так же стоит отметить, что в MS Word 2007 (наверняка и в каких-то других программах, в Google Docs, к примеру, тоже) имеется возможность полностью автоматизировать процесс создания оглавления. Для этого в первую очередь нужно правильно создавать заголовки в документе (как описывалось в конце предыдущей стати). После чего нужно поставить курсор в то место, где вы хотите видеть оглавление, зайти в меню “Ссылки” -> “Оглавление” и выбрать понравившийся шаблон оглавления (там же есть и более тонкие настройки).

В Google Docs такое оглавление можно создать, перейдя по меню “Вставить -> Оглавление”.

Для OpenOffice.org Writer нужно перейти в “Вставка -> Оглавление и указатели -> Оглавление и указатели…” (”Insert –> Indexes and Tables -> Indexes and Tables…”).

Если в используемой вами программе есть возможность делать подобное автоматическое оглавление, то, скорее всего, это будет наилучшим вариантом. Ведь при смещении глав на другие страницы номера страниц в таком оглавлении будут обновляться почти автоматически. Для обновления номеров страниц в таких оглавлениях нужно нажать на какую-то специальную кнопку появляющуюся рядом с оглавлением, если навести на него мышку или, в крайнем случае (в OpenOffice.org Writer я только так смог обновить оглавление), кликнуть правой кнопкой мыши на него и выбрать соответствующий пункт в появившемся меню. Но все равно это куда продуктивнее ручного изменения номеров в оглавлении.

Стили оформления документа

Если вы правильно составили документ, указывая программе, где в документе заголовки, и какого они уровня, то обычно в программах есть возможность применять массу уже заранее существующих стилей оформления для документов. Вот способы применения различных стилей оформления в разных программах:

  • MS Word 2007: Во вкладке “Главная” (она находится вверху) -> “Изменить стили -> Набор стилей”.
  • В OpenOffice.org Writer готовых наборов стилей не нашел, но в нем есть достаточно богатый инструментарий для создания и работы со своими стилями: “Формат -> Стили” (”Format -> Styles and Formating”) или клавиша F11 на клавиатуре.

Также можно самому создавать свои стили, чтобы потом их применять в различных документах (допустим, если нужно во всех документах придерживаться какого-то фирменного стиля оформления). Но это уже отдельная тема, выходящая за рамки этой статьи. Также нужно знать, что можно модифицировать уже существующий в документе стиль (к документу в любом случае применен какой-либо стиль), чтобы, к примеру, изменить оформление всех заголовков первого уровня (или какого-то другого) в документе или же изменить цвет основного текста, не затрагивая цвет заголовков и других типов текста и т.п. Такие возможности есть обычно во всех программах, подобных Word`у, и они очень удобны.

Навигация по документу

Если у вас достаточно объемный документ, и главы в нем помечены правильным образом, как разного уровня заголовки, вам может это очень помочь в быстрой навигации по документу. Вот как можно воспользоваться этой возможностью в некоторых программах:

  • MS Word 2007: В закладке “Вид” (она находится вверху) -> отметить галочку “Схема документа”.
  • OpenOffice.org Writer: “Правка -> Навигатор” (”Edit -> Navigation”) или нажать клавишу F5 на клавиатуре.

Послесловие

В каждой программе есть, конечно же, свои дополнительные упрощающие жизнь инструменты, но я хотел описать основные моменты, те, которые во многих программах схожи, и с которыми сталкиваешься в первую очередь при работе с текстами. Надеюсь, статья будет полезна интересующимся. Так же приветствуются комментарии :-)



ą
Vasyl Khrystiuk,
5 Mar 2011, 20:34
ą
Vasyl Khrystiuk,
5 Mar 2011, 20:35
ą
Vasyl Khrystiuk,
5 Mar 2011, 20:29
ą
2[2].gif
(46k)
Vasyl Khrystiuk,
5 Mar 2011, 20:30
ą
Vasyl Khrystiuk,
5 Mar 2011, 20:31
ą
Vasyl Khrystiuk,
5 Mar 2011, 20:31
ą
Vasyl Khrystiuk,
5 Mar 2011, 20:32
ą
Vasyl Khrystiuk,
5 Mar 2011, 20:32
ą
7[1].png
(65k)
Vasyl Khrystiuk,
5 Mar 2011, 20:33
ą
8[1].png
(61k)
Vasyl Khrystiuk,
5 Mar 2011, 20:33
ą
Vasyl Khrystiuk,
5 Mar 2011, 20:34
ą
Vasyl Khrystiuk,
5 Mar 2011, 20:23
ą
Vasyl Khrystiuk,
5 Mar 2011, 20:24
ą
Vasyl Khrystiuk,
5 Mar 2011, 20:28
ą
Vasyl Khrystiuk,
5 Mar 2011, 20:25
ą
Vasyl Khrystiuk,
5 Mar 2011, 20:24
ą
Vasyl Khrystiuk,
5 Mar 2011, 20:27
Comments